Làm chìa khóa tủ văn phòng – đủ chìa cho cả phòng
Một cái tủ hồ sơ mà cả phòng dùng chung nhưng chỉ có đúng một chìa – đó là lý do văn phòng nào cũng có lúc phải gọi thợ vào đúng ngày bận nhất.
Thợ Khóa Anh Tú cắt tại chỗ cho cả dãy tủ, đồng bộ một chìa nếu bạn cần, nhận làm ngoài giờ hành chính. Gọi 0938.067.729.
📞0938.067.729 (Gọi / Zalo)
[ CHÈN ẢNH 1 TẠI ĐÂY – xóa dòng này rồi thay bằng block Ảnh ]
Vì sao văn phòng luôn thiếu chìa tủ
Tủ mua về được giao một hai cái chìa, và không ai nghĩ tới chuyện làm thêm cho tới hôm cần gấp. Nhưng tủ ở công ty khác tủ ở nhà ở một điểm căn bản: nó phục vụ nhiều người, trong nhiều năm, và những người đó thay đổi.
Sau ba năm, cái chìa duy nhất đã qua tay vài người, nằm trong ngăn bàn của ai đó, và không còn ai nhớ ai từng giữ. Đến lúc người giữ chìa nghỉ phép hay nghỉ việc thì cả phòng dừng lại vì một món đồ giá vài chục nghìn.
Bốn tình huống hay gặp
Cả phòng cần hồ sơ mà chìa đang ở nhà người ta. Ca này đáng lẽ không nên xảy ra – chỉ cần trước đó có thêm hai bản dự phòng là không ai phải chờ ai.
Phòng ban đông thêm, hoặc một người mới tiếp quản mảng hồ sơ. Làm thêm chìa cho họ mất vài phút và vài chục nghìn, rẻ hơn nhiều so với việc mọi người phải mượn chìa qua lại mỗi ngày.
Tủ mua nhiều đợt, mỗi đợt một mã khóa, và người phụ trách phải mang cả chùm chìa rồi mò xem cái nào là cái nào. Giải pháp là đồng bộ – phần dưới nói kỹ hơn.
Chìa tủ mỏng, mà ở văn phòng thì nhiều người cùng dùng nên ai cũng từng xoay mạnh tay. Cắt bản mới theo mã trên ổ cho ra chìa chuẩn hơn nhiều so với sao chép từ cái chìa đã cong.
Ba cách bố trí chìa cho văn phòng
Không phải cứ làm thật nhiều chìa là tốt. Tùy quy mô và mức độ nhạy cảm của hồ sơ, bạn chọn một trong ba cách dưới đây.
Cách một – mỗi tủ một chìa riêng, làm dư ba bản. Hợp với văn phòng ít tủ và mỗi tủ do một bộ phận quản lý. Ba bản chia làm: một cho người phụ trách, một trong hộp chìa chung, một cất riêng làm bản gốc.
Cách hai – cả dãy tủ dùng chung một chìa. Hợp với tủ dụng cụ, tủ locker, tủ lưu hồ sơ cũ – những tủ mà ai trong nhóm cũng cần vào. Người phụ trách chỉ mang một chìa thay vì cả chùm, và cấp quyền cho ai đó chỉ là cắt thêm một bản.
Cách ba – chia theo nhóm. Đây là cách nhiều công ty chọn: tủ hồ sơ chung của phòng dùng một chìa, riêng tủ kế toán và tủ nhân sự giữ chìa khác, và giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính giữ một bộ chìa tổng mở được hết. Vừa tiện dùng vừa không để mọi người vào được mọi thứ.
- Mấy cái tủ, loại gì – tủ sắt hai cánh, tủ nhiều ngăn kéo, hay tủ locker.
- Mỗi tủ cần mấy bản chìa, hoặc để chúng tôi tư vấn theo số người dùng.
- Có muốn đồng bộ không, và đồng bộ cả dãy hay chia theo nhóm.
- Còn chìa gốc không – còn thì nhanh, không còn thì đọc mã trên ổ khóa.
- Ai sẽ đứng ra xác nhận, và làm giờ nào thì tiện cho văn phòng.
- Có cần chứng từ không, báo trước để chúng tôi chuẩn bị.
[ CHÈN ẢNH 2 TẠI ĐÂY – xóa dòng này rồi thay bằng block Ảnh ]
Quy trình làm cho cả dãy tủ
Với văn phòng, việc đáng làm là gom lại một buổi thay vì gọi lẻ từng lần. Một dãy tủ thường xong trong một tới hai tiếng.
Bạn đếm số tủ và cho biết mỗi tủ bao nhiêu người cần dùng. Gửi ảnh qua Zalo 0938.067.729, kèm mã số dập trên ổ khóa nếu đọc được. Chúng tôi tư vấn nên đồng bộ hay chia nhóm, rồi báo giá trọn gói.
Làm chìa cho cả dãy tủ hơi ồn và chiếm chỗ, nên nhiều công ty chọn sáng sớm, giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm. Chúng tôi nhận làm ngoài giờ hành chính và cuối tuần, không tính thêm phụ phí nếu hẹn trước.
Thợ cắt lần lượt và dán nhãn ký hiệu cho từng bộ chìa ngay khi làm xong, tránh chuyện cuối buổi có một đống chìa giống nhau mà không biết cái nào của tủ nào. Ký hiệu dùng số hoặc chữ, không ghi thẳng tên loại hồ sơ trong tủ.
Mỗi chìa thử mở ít nhất năm lần trên đúng cái tủ của nó. Bàn giao theo danh sách để bạn đối chiếu đủ số, kèm chứng từ nếu công ty cần. Chúng tôi cũng ghi lại mã ổ khóa của từng tủ để lần sau bạn gọi là làm được ngay.
Bảng giá
| Hạng mục | Mô tả | Giá tham khảo |
|---|---|---|
| Chìa tủ sắt văn phòng, tủ hồ sơ | Cắt theo chìa gốc hoặc theo mã trên ổ | 40.000 – 80.000đ/chìa |
| Chìa tủ locker, tủ cá nhân | Chìa nhỏ, nên làm dư theo cụm | 40.000 – 70.000đ/chìa |
| Làm chìa khi không còn chìa gốc | Đọc mã trên ổ, hoặc dựng biên dạng từ kết cấu ổ khóa | 100.000 – 200.000đ/tủ |
| Mở tủ trước khi làm chìa | Khi tủ đang khóa mà không còn chìa nào | 100.000 – 200.000đ |
| Đồng bộ cả dãy tủ dùng chung một chìa | Thay ổ cùng mã cho các tủ, làm trong một buổi | Báo giá theo số tủ |
| Hệ thống chìa tổng, chia nhóm quyền | Chìa riêng theo nhóm, một bộ chìa tổng mở hết | Khảo sát rồi báo giá |
Hệ thống chìa tổng hoạt động thế nào
Nhiều công ty muốn vừa phân quyền vừa không bị kẹt khi ai đó vắng mặt. Cách giải là một bộ chìa tổng mở được mọi tủ, trong khi mỗi nhóm chỉ có chìa của nhóm mình.
Về mặt kỹ thuật, việc này làm ở phần ổ khóa chứ không ở cái chìa, nên phải thay ổ cho các tủ trong hệ thống. Vì vậy nó hợp lý nhất khi bạn đang cần thay khóa sẵn – chẳng hạn sau đợt nhân sự thay đổi, hoặc khi trang bị tủ cho văn phòng mới.
Thực tế với văn phòng vừa và nhỏ, chúng tôi thường khuyên phương án gọn hơn: chia hai nhóm là đủ. Nhóm hồ sơ chung dùng một chìa cấp cho cả phòng, nhóm nhạy cảm gồm tủ kế toán và nhân sự giữ chìa riêng do đúng người phụ trách cầm. Đơn giản, không tốn kém, và giải quyết được phần lớn vấn đề.
Mấy sai lầm hay gặp ở văn phòng
- Làm nhiều chìa mà không dán nhãn: cuối buổi thành một đống chìa giống hệt nhau, không ai biết cái nào của tủ nào.
- Ghi thẳng “tủ kế toán” lên nhãn chìa: mất chìa là người nhặt được biết luôn nên thử tủ nào.
- Phát chìa cho ai xin cũng được: sau một năm không ai biết có bao nhiêu chìa đang lưu hành.
- Không giữ bản gốc: vài năm sau cắt thêm từ một bản đã mòn thì chìa mới cũng rơ theo.
- Gọi lẻ mỗi lần cần một cái chìa: phần lớn chi phí nằm ở công đi lại, gom lại làm một buổi rẻ hơn hẳn.
[ CHÈN ẢNH 3 TẠI ĐÂY – xóa dòng này rồi thay bằng block Ảnh ]
Quản lý chìa tủ cho cả văn phòng
Làm đủ chìa mới là một nửa. Nửa còn lại là giữ cho hệ thống đó không rối lại sau một năm. Sáu việc dưới đây chỉ tốn một buổi sắp xếp.
- Chỉ định một người phụ trách chìa, thường là hành chính nhân sự, và giữ một bản của mọi tủ trong hộp có khóa.
- Lập một danh sách đơn giản: tủ nào, ký hiệu gì, ai đang giữ chìa, làm bao nhiêu bản.
- Dùng ký hiệu chứ không ghi tên loại hồ sơ lên nhãn chìa.
- Ghi lại mã số dập trên từng ổ khóa, sau này mất hết chìa vẫn cắt lại được ngay.
- Đưa việc thu chìa vào quy trình nghỉ việc, cùng với thu thẻ nhân viên và máy tính.
- Rà lại danh sách mỗi năm một lần, thu về những chìa mà người giữ không còn cần nữa.
Các việc liên quan
Tủ nhiều ngăn kéo thì xem làm chìa tủ hồ sơ. Mất hết chìa thì xem làm chìa tủ không cần chìa gốc. Tủ đang khóa mà mất chìa thì xem mở khóa tủ văn phòng. Cần chìa cũ hết tác dụng thì xem thay khóa tủ. Tổng quan tại làm chìa khóa tủ.
Khu vực phục vụ
- Có mặt sau 15–20 phút: Quận 1, Quận 3, Quận 4, Quận 5, Quận 6, Quận 10, Quận 11, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Tân Bình.
- Có mặt sau 20–30 phút: Quận 7, Quận 8, Quận 12, Gò Vấp, Tân Phú, Bình Tân, TP. Thủ Đức.
- Có mặt sau 30–45 phút: Bình Chánh, Hóc Môn, Nhà Bè, Củ Chi, Cần Giờ.
- Khung giờ: nhận làm ngoài giờ hành chính và cuối tuần theo hẹn, không tính thêm phụ phí.
Xem theo từng quận tại sửa khóa nhà tại TP.HCM, hoặc toàn bộ dịch vụ tại sửa khóa nhà.
Chính sách bảo hành
- Chìa cắt xong phải mở êm: rơ hoặc phải lắc mới ăn thì cắt lại bản khác, không tính thêm.
- Thử từng chìa trên đúng tủ của nó trước khi bàn giao, theo danh sách để bạn đối chiếu.
- Báo giá trọn gói trước khi làm, phát sinh phải được bên bạn đồng ý mới làm tiếp.
- Xuất chứng từ khi công ty cần, báo trước lúc gọi để chúng tôi chuẩn bị.
Câu hỏi thường gặp
Làm chìa cho cả dãy tủ mất bao lâu?
Cả dãy tủ dùng chung một chìa được không?
Có làm được chìa tổng mở hết mọi tủ không?
Không còn chìa gốc thì làm được không?
Có nhận làm ngoài giờ không?
Sau này cần thêm chìa thì sao?
Văn phòng cần đủ chìa tủ?
Đếm số tủ và gọi cho chúng tôi, hoặc gửi ảnh qua Zalo. Chúng tôi tư vấn nên đồng bộ hay chia nhóm, báo giá trọn gói, làm cả dãy trong một buổi và bàn giao theo danh sách có dán nhãn sẵn. Phục vụ toàn TP.HCM, nhận cả tủ nhà lẫn tủ văn phòng.
📞0938.067.729